كيف تعقد اجتماعات قصيرة ومثمرة

الكاتب –محمد احمد عبد الجواد

الحلقة الاولى
خفف حمولتك وحمولة الحاضرين قبل بدء السابق...
1ـ تذكر ان إدارة الآخرين داخل الاجتماع قضية لا يكفيها الحماس والرغبة ولكن قبل كل ذلك توفيق الله وعونه.
2ـ تذكر ان الاجتماع فرصة طبيعية لالتقاء الأفكار وحتى تلتقي الافكار وتتحد لا بد أن تلتقي المشاعر والقلوب ..
3ـ لا ان تلكون مستريحا وفي حالة نفسية طيبة حتى يمكنك استيعاب الآخرين .
4ـ قبل أن تبدأ اجتماعك لابد أن تقضي ما يقرب من عشرة دقائق في التعرف على أحوال المجتمعين وظروفهم.
5ـ تذكر ان إدارة الاجتماعات إدارة للمتناقضات إدارة لللأفكار المختلفة والميول المختلفة والآراء المختلفة والشخصيات المختلفة لذا عليك أن تكون شخصية مرنة تحسن التعامل مع هذه المتناقضات.
6ـ تذكر ان الأصل في الاجتماع أنه عبادة وطاعة لله عز وجل .
7ـ افتح اللقاء بقراءة القرآن . . قراءة منفردة ، والأفضل من ذلك أن توزع القدر المقروء عل الحاضرين . . فهذا أدعى للراحة النفسية والقلبية .
8ـ الدعاء إلى الله عز وجل وطلب التوفيق والتبرؤ من حولنا وقوتنا .
9ـ قم بإعداد افتتاحية مركزة تتناول معنى إيمانيا أو تربويا .
10ـ لا توجه لوما لأحد الأفراد لم يقم بواجبه في بداية اللقاء فهذا يدعو إلى أن يسود الاجتماع جو التوتر والإخفاق .
11ـ والمديح والتشجيع القولى والعملى لمن حضر في الموعد .
12ـ الأفضل أن تقول لمن تأخر ( حمدا لله على سلامتك ) بدلا من ان تقول ( لماذا تأخرت؟) فقد يكون تأخره لعذر قاهر أو ظرف طارئ .
13ـ عض الطرف عن الهفوات ةلا تعلق على كل صغيرة .
14ـ اجعل لك حوارا قصيرا مع كل فرد من أفراد الاجتماع قبل الدخول في جدول الأعمال ولا تبدأ الاجتماع حتى تطمئن سريعا على كل الحاضرين وتتفقد الغائبين






تاكد من انك بحاجة الى عقد اجتماع
1ـ تذكر جيدا المثل القائل ( إذا لم يكن لديك حلم .. فكيف يمكنك أن تجعل حلمك يتحقق ؟ وكذالك إذا لم يكن لاجتماعك هدفا فكيف يحقق الاجتماع هدفه .. ؟
2ـ إذا لم يكن لاجتماعك ضرورة فالأولى أن تقوم بإلغاء هذا الاجتماع !!

3ـ تذكر أن الاجتماعات وسيلة لهدف .. وليست هدفا في حد ذاتها
4ـ إذا اضطررت لأن تجعل اجتماعك دوريا عليك ألا تجعل مساحة الوقت هى ( نفسها ) فى كل الاجتماعات .
5ـ تذكر ان الهدف يحدد الطريق .. ويحدد كذلك رفاق الطريق .
6ـ سجل أهداف اجتماعك كتابة حيث يساعد ذلك على التحقق من صحتها واكتمالها وخاطب المشاركين بكلمات واضحة .
7ـ إذا كان الهدف من الاجتماع واضحا سوف تلمس المشاركة الفعالة من الحاضرين
8ـ في ظل وضوح الهدف لن تكون هنالك حوارات جانبية بين الأعضاء
9ـ أتح للآخرين فرصة واسعة في المساهمة في وضع أهداف الاجتماع حتى يشعروا بأهميته .
10ـ تذكر أن رغبة الحاضرين في حضور اللقاء والتفاعل معه يتوفق عليها نجاح الاجتماع من عدمه .




خطوات عقد اجتماعك الناجح
1ـ تأكد أولا أنك بحاجة إلى اجتماع.
2ـ تعرف على الفوائد المتوقعة من الاجتماع .
3ـ حدد أهداف الاجتماع بوضوح .
4ـ أحسن اختيار المشاركين في الاجتماع .
5ـ حدد وقت الاجتماع بعناية .
6ـ أحسن اختيار مكان الاجتماع وإعداده .
7ـ قم بإعداد جدول الأعمال .
8ـ قم بإعداد الدعوة وإرسالها .
9ـ قم بإعداد ملف الاجتماع واحتفظ به





عشرون نصيحة مهداة إليك في كيفية إعداد جدول الأعمال ..
1ـ تذكر أن اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال وينطبق ذلك حتى على الاجتماعات الروتينية أو المفاجئة
2ـ ينبغي أن تكون النقاط التي يحتويها جدول الأعمال مفهومة وواضحة للجميع حتى لا يتشعب النقاش في أمور خارجية.
3ـ ينبغي التشاور مع أي شخص يمكنه الأسهام في جدول الأعمال قبل بداية الاجتماع.
4ـ حدد وقت معلن وكافي لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال .
5ـ إذا كانت هناك اجتماعات سابقة فإن جدول الأعمال السابق ومتابعته هو نقطة البداية لجدول الأعمال الراهن .
6ـ تذطر ان ترتيب جدول الأعمال ينبغي أن يكون بشكل منطقى لا سيما وان أحد البنود قد يتوقف على القرار الذي اتخذ بشأن بند سابق ، أو على المعلومات التي تم توفيرها عنه .
7ـ ينبغي وضع البنودالصعبة في ترتيب متقدم في جدول الأعمال .. ولكن ليس في بدايته .. ويضمن ذلك مناقشة هذه البنود بعد أن تكون المجموعة قد اندمجت في الاجتماع ولا تزال تحتفظ بنشاطها .
8ـ إذا كان بعض الأعضاء سيصلون متأخرين أو مضطرين للمغادرة مبكرا فإن البنود التي لها علاقة بهم قد تحتاج إلى ترتيب خاص متقدم أو متأخر في جدول الأعمال .
9ـ لا تزحم جدول الأعمال وتزكر أن التعامل مع أمر مهم بعد أن يكون الوقت قد انتهى والصبر قد نفذ أسوأ من عدم التعامل معه .
10ـ إذا كان هناك كم كبير لا بد من تغطيته ، فالأفضل عقد الاجتماع على جلستين .
11ـ وزع جدول الأعمال على الأعضاء قبل بداية الاجتماع فهذا أدعى للتعرف على الموضوعات التي سوف تناقش وبالتالي يستطيع المشاركون إعداد أفكارهم وتصوراتهم حولها .
12ـ اقرأ جدول الأعنال في بدية الاجتماع واسمح للآخرين أن يعيدوا ترتيب أولوياته .
13ـ ينبغي أن يشتمل جدول الأعمال عل وقت للراحة حتى لا تجهد عقول الحاضرين .
14ـ اسمح للأعضاء بإدراج ما يرونه مناسبا وهاما وعاجلا ضمن جدول أعمال اللقاء .
15ـ ينبغي إدراج الموضوعات التي تم دراستها من قبل فقط ..
واحذر من أن تتورط في مناقشة أي موضوع لم ينل حظه من الدراسة الكافية .
16ـ سجل أمام كل موضوع ما اتخذ بشأنه من قرار أو إعادة عرض أو أي شئ آخر .. وتعود ألا تنتقل من بند إلى بند إلا بعد وضوح القرار المتخذ بشأنه لجميع الحاضرين .
17ـ تذكر أن ما يمكن أن يؤدي خارج الاجتماع لا يجب إدراجه في الاجتماع ، كقراءة موضوع لمضوع آخر .
18ـ لا تجعل جدول الأعمال طويلا ، تذكر أن الاجتماع الذي يزيد عن ساعتين يفقد فاعليته!!
19ـ تذكر أن الاعتبار الأساسي الذي يحدد وقت جدول الأعمال ((بداية وانتهاء)) هو أن يكون في مقدور الأعضاء الالتزام به .
20ـ تذكر أن نجاحك في جعل اجتماعك فعالا مرهون بالتدريب والإصرار على النجاح واليقظة وطلب التوفيق من الله عز وجل .






معا للوصول الى قرار صحيح في اجتماعك
الخطوة الاولى : اعرض الموضوع من كل جوانبه واطمئن إلى توافر المعلومات كاملة للمجتمعين .
الخطوة الثانية : اعط وقت محدد لكل عضو لكى يوضح رأيه الكامل في الموضوع المطروح .
الخطوة الثالثة : سجل كل الآراء أمامك على سبورة بحيث تكون في مكان ظاهر للمجتمعين .
الخطوة الرابعة : اسمح ببعض الوقت للمشاركين للاستفسار عن آراء بعضهم البعض دون الدخول في نقد الرأي أو تسفية آراء الآخرين .
الخطوة الخامسة : تأكد أنه لا توجد تعليقات أخرى .. وأن الموضوع المطروح لأخذ القرار فيه قد أصبح واضحا لجميع المشاركين .
الخطوة السادسة : قم بعملية التصويت وأخذ القرار داخل الجلسة .
الخطوة السابعة :قم بصياغة القرار النهائي الذي تم التوصل إليه ، واطمئن إلى فهم الحاضرين له .
الخطوة الثامنة : سجل اسم الشخص أو اللجنة المسؤلة عن القيام بالعمل حتى يكون ذلك واضحاً ومحدداً .
الخطوة التاسعة : أقنع الآخرين أن البركة والصواب دائماً يكونان في الشوري : ( وَأمرُهُم شُورى بَينَهٌم ) .
ـــــــــــ




الاداب التربوية والاعراف الادارية التي تساعد على نجاح الاجتماع
• لا يبدأ أحد في الحديث إلا بإذن من رئيس المجلس .. ((ويستحب تنظيم الدور في الحديث إذا كثر العدد )) .
• يتوقف المتحدث عن الاستطراد في الحديث إذا أمر بذلك من رئيس المجلس .. ما دام رئيس المجلس لا يتعدى اختصاصاته.
• لا يسمح بالعودة إلى موضوع تمت مناقشة واتخذ فيه قرار معين إلا بظهور سبب حاسم لم يكن معروفا للجميع ساعة اتخاذ القرار فيه .. وبما يبني عليه فتح مسار جديد للمناقشة .
• ينبغي أن تبني كافة المناقشات التي يختلف فيها الرأى على حسن الظن بالمخالفين في اجتهاداتهم وتفكيرهم .. وأن يفهم العضو المشارك أن حرص المخالفين له في رأيه على مصلحة العمل لا يقل عن حرصه عليها .
• الثقة التامة لدى العضو المشارك في أن الرأى المخالف لرأيه .. ما دامت قد اتفقت عليه الأغلبية بممارسة صحيحة وشورى حقيقية .. لا بد أن يكون عائدة وبركته أعظم ولو على المدى البعيد من رأيه الخاص مهما كان اقتناعه به الآن .
• أن يتحرى العضو المشارك حركة قلبه في التجرد من الهوى أو الرغبة في انتصار الرأى وأن يتحرى حركة لسانه فلا يطلقه إلا عن دراية وعلم نافع في المسألة محل البحث .. وإلا فالصمت أتقى وأولى وأليق .
• أن يكثر في المجلس من الاستغفار .. كما يمنع تماما تجريح اآخرين إلا المصلحة شرعية واضحة لا تتحقق إلا بهذا الجرح وأمام هذا العدد كله !
• أن يجلس الفرد القادم إلى المكان حيث ينتهى به المجلس إلا إذا كان مرتبا مكان جلوس كل فرد من قبل .
• يمنع رفع الصوت على رئيس الجلسة .. وضرورة توقيره واحترامه .
• يحذر من مقاطعة الآخرين والسخرية منهم أثناء طرحهم أو تعليقهم لما في ذلك من الرعونة والإيذاء .
• يختم المجلس بالاسغفار : (( سبحانك اللهم وبحمدك نشهد أن لا إله إلا أنت نستغفرك ونتوب إليك )) .







حتى يقرا تقريرك---حسب الوصايا العشر

1-اكتب كما تتحدث .
2ـ استعمل الصيغ القصيرة .. والفقرات القصيرة .
3ـ استعمل ضمير المتكلم بصيغة الفرد إذا كان تقريرك يعتمد على ملاحظاتك وأحكامك الشخصية ... ((أعتقد)) بدلا من ((ومن المعتقد)) .
4ـ حاذر من إهانة القارئ أو الاستخفاف به .
5ـ توقع الأسئلة وأجب عليها .
6ـ ضع خطة للبداية والوسط والخاتمة .
7ـ انتقل في العرض من المألوف إلى الجديد .. ومن المتفق عليه إلى مايثير الاختلاف .
8ـ انتبه للأسماء والألقاب والمناصب .
9ـ تجنب سرد الحقائق التي لا تحقق غرضا وتأكد من وجود سبب لكل حقيقة توردها .
10ـ توخي التحديد .. واستعمل الرسوم التوضيحية والحالات والأمثلة .--------------------