ترجمة الدرس الثالث حسب الأستاذ Translation chapter 3

ترجمة مقرر مادة التطبيقات النظري
الفصل الثالث مسك الدفاتر و أنظمة المحاسبة.
في هذا الفصل سنميز بين مسك الدفاتر و أنظمة المحاسبة.
سوف نتعرف على دورة مسك الدفاتر.
التأكد بأن مسك الدفاتر و أنظمة المحاسبة لديك صلبة كالصخر.
سنقوم بالأخذ مرتان على محاسبة القيد المزدوج.
تحديد و اكتشاف الأخطاء و الاحتيال.
اختيار برنامج محاسبي بشكل حكيم.

مسك الدفاتر و ما وراءه :
مسك الدفاتر تشير بشكل رئيسي إلى نواحي حفظ التسجيلات للمحاسبة و هي بشكل أساسي عملية ( بعضهم يطلقون عليها الكدح ) لتسجيل جميع المعلومات المتعلقة بالعمليات و النشاطات المالية للعمل ( أو بعض المنظمات أو المؤسسات أو المشاريع ) مسك الدفاتر هو شيء فرعي من المحاسبة لا غنى عنه . مصطلح المحاسبة هو أوسع بكثير بالذهاب إلى عالم تصميم مسك الدفاتر تأسيس الرقابة للتأكد بأن النظام يعمل جيداً و تحليل و تعريف المعلومات المسجلة . المحاسبون يعطون الأوامر و ماسكو الدفاتر يلحقونه .
ممكن أن تعتقد بأن المحاسبة هو مايكون قبل و بعد مسك الدفاتر
المحاسبون يحضرون تقارير بناءً على المعلومات المتراكمة من عملية مسك الدفاتر : القوائم المالية عوائد الضرائب و عدة تقارير سرية للمدراء . قياس الربحية هو واجب أساسي على المحاسبين صنعه
تدوير عجلات الدراجة من خلال دورة مسك الدفاتر
خطوات دورة مسك الدفاتر

1- تعريف و تخطيط وثيقة مصدر لجميغ العمليات و النشاطات و التطورات
2- إدخال التأثيرات المالية على وثائق المصدر و بعض التفاصيل الأخرى التي تتعلق بها و التي يتم تطبيقها للعمليات و الأحداث الأخرى
3- اصنع القيود الأساسية للتأثيرات المالية على العمليات و الأحداث
أرشف وثائق المصدر و ابن قاعدة بيانات محاسبية
4- طبق اجراءات نهاية الفترة و التي تتضمن تسجيل أهم قيود التعديل و التصحيح
5- التحضير لميزان المراجعة المعدل للتزويد بأحدث و أدق القوائم لجميع الحسابات في نهاية الفترة
6- القيام بإجراءات الإقفال في نهاية السنة المالية لتحضير الحسابات للفترة المقبلة

وظائف المحاسبة :
1- تصميم وثائق مصدر التي تحدد المعلومات التفصيلية للتسجيل و ماهي الموافقات و التواقيع المطلوبة
2- تأسيس قواعد و طرق محددة لتحديد التأثيرات المالية للعمليات و الأحداث الأخرى
3- تأسيس دليل حسابات لحسابات الأساسية و الفرعية و التي تسجل بها الأحداث و العمليات
4- مراجعة و الموافقة على قيود التعديلات و تصحيحات نهاية الفترة وذلك للروتينية و الغير العادية منها
5- تحضير و توزيع : تقارير محاسبية للمدراء , عائدات الضرائب للوكالات الحكومية , القوائم المالية الخارجية
6- تقديم الموافقة النهائية لإغلاق الدفاتر للسنة و تحديد فيما إذا كانت التغيرات مطلوبة للنظام المحاسبي

1- تحضير وثائق مصدر لجميع العمليات و الأحداث , وثائق المصدر هي نقطة البدء لإجراء مسك الدفاتر:
عند شراء منتجات يحصل العمل على فاتورة شراء من المورد .
عند الإستقراض من البنوك العمل يوقع على سند دفع , نسخة من كل منهم على العمل الإحتفاظ بها . عندما يستخدم الزبون بطاقته الإئتمانية لشراء منتجات العمل سيحصل العمل على قصاصة البطاقة الإئتمانية كدليل على العملية . عند تحضير شيكات الرواتب يعتمد العمل على بطاقات الرواتب و التي تتضمن قوائم الأسماء و عدد ساعات العمل , جميع هذه الصيغ الأساسية للعمل تكون كمصادر للمعلومات في نظام مسك الدفاتر , بكلمات أحرى المعلومات التي يستخدمها ماسكو الدفاتر في تأثير التسجيلات المالية لنشاطات العمل
2- تحديد و إدخال وثائق المصدر و تأثيراتها المالية على عمليات و أحداث العمل :
العمليات لديها تأثيرات مالية يجب تسجيلها العمل ناجح أو غير ناجح أو على الأقل مختلف تبعاً لنتائج هذه العمليات
أمثلة لعمليات العمل النموذجية تتضمن الدفع للموظفين , اقتراض المال من المصرف , صنع المبيعات للزبائن و شراء منتجات معدة للبيع للزبائن . إجراءات مسك الدفاتر تبدأ بتحديد المعلومات المتعلقة بكل العمليات , رئيس المحاسبين للعمل يؤسس قواعد وطرق لقياس التأثيرات المالية للعمليات و بالطبع يجب على ماسكي الدفاتر الإمتثال لهذه القواعد و الطرق
3-صنع قيود أساسية للتأثيرات المالية في دفتر اليومية و الحسابات و تسجيل مرجع مناسب لوثائق المصدر
استخدام وثائق المصدر لجميع العمليات
ماسكو الدفاتر يصنعون القيد الأساسي و الأول في قيد اليومية و بعدها في حسابات العمل حصراً دليل الحسابات الرسمي و الأساسي يجب أن يستعمل في تسجيل العمليات , دفتر اليومية هو تسجيل العمليات بترتيب زمني كما هي حصلت كمفكرة شخصية مفصلة جدا بالمقابل الحساب هو تسجيا منفصل أو صفحة كما هي لكل أصل لكل خصم و هكذا . إن عملية واحدة قد تؤثر في حسابين أو أكثر
تسجل قيود اليومية كامل العمليات في مكان واحد بعدها كل قطعة تسجل في حسابين أو أكثر و المتأثران من هذه العملية
4 تنفيذ إجراءات نهاية الفترة
الخطوات الأساسية للحصول على التسجيلات المحاسبية للتاريخ الحالي و جاهزة لإعداد التقارير المحاسبية الإدارية , عائدات الضرائب , القوائم المالية
الفترة هي مدة زمنية متواصلة من يوم واحد إلى شهر واحد إلى ربع واحد ( ثلاثة أشهر ) إلى سنة واحدة .
ذلك يحدد حسب احتياجات العمل . السنة هي أطول فترة من الوقت و التي ينتظرها العمل لتحضير قوائمه المالية معظم الأعمال تحتاج التقارير المحاسبية و القوائم المالية في نهاية كل ربع و معظمهم يحتاج لقائم مالية شهرية .
5 تجميع ميزان المراجعة المعدل للمحاسب و الذي هو الأساس في تحضير التقارير , عائدات الضرائب , القوائم المالية .
بعد إنهاء جميع اجراءات نهاية الفترة يجمع ماسكو الدفاتر قوائم كاملة لجميع الحسابات و التي تدعى ميزان المراجعة المعدل .
الأعمال ذات الحجم المتوسط تنتج مئات الحسابات لمختلف الأصول, المطاليب , حقوق الملكية , العائدات , النفقات .
أعمال أكبر تحتفظ بآلاف الحسابات و أعمال كبيرة جدا ربما تحتفظ بأكثر من عشرة آلاف حساب و بالعكس القوائم المالية الخارجية , عائدات الضريبة و التقارير المحاسبية الداخلية للمدراء تتضمن أعداد أقل من الحسابات و على سبيل المثال ميزانية خارجية نموذجية بها فقط 25 – 30 حساب و ربما أقل , وعائد ضريبة الدخل النموذجي يحتوي عدد أقل من الحسابات نسبياً .
المحاسب يأخذ ميزان المراجعة المعدل يمحص الحسابات المتماثلة في مقدار ملخص واحد و الذي سيدرج في التقرير المالي أو عائد الضريبة . على سبيل المثال قد يحتفظ العمل بمئات حسابات المخزون المنفصلة كلها مسجلة في ميزان المراجعة المعدل المحاسب يخفض جميع هذه الحسابات في ملخص حساب مخزون واحد و الذي سيعرض في الميزانية الخارجية للعمل بتجميع الحسابات , يتوجب على المحاسب تطويق معايير التقارير المالية و متطلبات ضريبة الدخل
6 – ترصيد الدفاتر, تهيئة مسك الدفاتر للسنة المالية المنتهية ليتم إغلاقها و إعداد الأمور لتكون جاهزة لعملية مسك الدفاتر للسنة المالية القادمة.
الدفاتر في المصطلح الشائع للعمل طقم كامل للحسابات عمليات العمل هي جدول متناسق من النشاطات و لا تنتهي بشكل مرتب في آخر يوم من السنة و الذي يجعل تحضير القائم المالية و عائدات الضريبة محفزة
على المحاسب أن يرسم خطاً واضحاً للمخطط بين النشاطات للسنة المنتهية ( 12 شهر فترة محاسبية ) و السنة التي على وشك القدوم بترصيد الدفاتر لسنة واحدة و البدء بدفاتر طازجة لسنة قادمة .

إدارة مسك الدفاتر و نظام لمحاسبة
صنف معلوماتك المالية :
دليل الحسابات
ص 60 لكل تصنيف تحتاجه الحسابات تسجيل النشاطات في التصنيف الحساب أساسا هو تاريخ مركز لأبعاد معينة في العمل.
المصطلح دفتر الأستاذ يشير إلى الطقم الكامل المؤسسة و المسجلة في العمل . دليل الحسابات هو الفهرس الرسمي لهذه الحسابات, التصنيفات و القوائم الكاملة للحسابات و المستخدمة في العمل لتسجيل عملياته. دفتر الأستاذ يشير إلى الحسابات الواقعية و عادة أرصدة هذه الحسابات في أوقات معينة .
كمدير عمل يتوجب عليك التأكد من المراقب ( رئيس المحاسبين ) أو ربما مستشار CPA خارجي ليراجع دليل الحسابات بكل فترة لتحديد في ما إذا كانت الحسابات للتاريخ الحالي و ملائمة لإحتياجات العمل .
بمرور الوقت قوانين ضريبة الدخل تتغير , الشركة تذهب في خطوط جديدة لعمل , الشركة طبقت خطط عوائد للموظفين جديدة , وهكذا معظم الأعمال تكون بجريان متواصل و على دليل الحسابات متابعة جميع التغيرات
ص 61 اجعل وثيقة مصدر استاندرد
الصيغ و الإجراءات
ص 62 من الواضح أن النظام المحاسبي يحتاج لمعايير للصيغ و الإجراءات و تسجيل جميع العمليات المتكررة و العادية و عليه الرقاية على توليد و معالجة هذه الوثائق المصدر . من وجهة نظر ماسكو الدفاتر صيغ و وثائق العمل هذه هامة جدا لأنهم يزودن المعلومات الداخلة و المحتاجة للعملية في حسابات العمل عمل ورقي مهمل يقود إلى تسجيلات محاسبية مهملة و تسجيلات محاسبية مهملة لا تنفع عندما يأتي الوقت لتحضير عائدات الضريبة و القوائم المالية .
إذا كنت مالكاً لعمل صغير ربما تحتاج لفحص مخزن تزويد المكتب لرؤية العديد من الصيغ و الممكنة شرائها مباشرة من الرف ستجد العديد من الصيغ و الوثائق الأساسية و التي تحتاجها لتسجيل عمليات العمل و أيضاً مجموعة البرامج المحاسبية اليوم تتضمن قوالب لمعظم الأعمال و صيغ و وثائق مصدر المحتاجة من قبل العمل .
استئجر الموظفين المميزين و المتدربين
CPA عند توظيف المحاسبين ذو مستوى عالي في منظمة العمل عليك تحديد في ما أنهم محاسبون عامون مجازون معظم الأعمال الكبيرة تصر على هذه المؤهلات بالإضافة إلى سنوات محددة للخبرة في المحاسبة العامة و أحد مؤهلات المحاسبة الهامة هي سي إم إي أي محاسب إداري مجاز و على مسؤولية معهد المحاسبين الإداريين و ليس كشهادة سي بي إي و التي شرحتها في الفصل الأول ال سي إم إي و تعييناتها كإنجاز مهني ليس منظم من قبل الولاية. ال سي إم إي هي شاهد بأن الشخص قد اجتاز الامتحانات القاسية و لديه فهم جيد لحسابات العمل و ضريبة الدخل .
الاستمرارية في التعلم ماسكو الدفاتر و المحاسبين يحتاجون للاستمرار في التعلم للاحتفاظ بجميع التغيرات في قانون ضريبة الدخل و احتياجات التقارير المالية
النزاهة أحد أهم الأمور التي تبحث عنها هي أيضاً أصعبها تقييماً . ماسكو الدفاتر و المحاسبين يجب أن يكونوا أمناء لسلطتهم التي يملكونه في تسجيلاتك المالية اتبع فحص خلفيته بحذر عندما تستأجر موظفين و محاسبون جدد . بعد استئجارهم و بشكل دوري و رصين افحص أسلوب حياتهم و ملائمته لرواتبهم أصحاب العمل الصغير و مدراء لديهم نظرة أقرب للأيام الداخلة و الخارجة و التوصل مع محاسبيهم و ماسكو الدفاتر والتي تصبح فائدة حقيقية سوف يعرفون محاسبيهم و ماسكو دفاترهم لى المستوى الشخصي و مع ذلك قد تجد عدة حالات لماسك دفاتر بالتلاعب واختلاس آلاف الدولارات عبر السنين أستطيع إخبارك بعدة قصص حقيقية على مر الوقت بأن ماسكو الدفاتر الثقات هم أحد ثروات بعض العائلات .

افرض بقوة و اعني بقوة الرقابة الداخلية
بعض الأمثلة لإجراءات للرقابة الداخلية:
 طلب توقيع ثاني للمدفوعات النقدية عندما تصل لمبلغ معين.
 مطابقة مذكرات الاستلام بالاعتماد على العدد الفعلي و الفحص للشحنات الواردة و مع طلبات الشراء قبل قطع الشيك للدفع للموردين.
 المطالبة موافقة مدير المبيعات و مدير أعلى (من الإدارة العليا) عند حذف رصيد حساب الزبائن المستحقة و المدينة(و هي إغلاق الحساب بفرض عدم إمكانية التحصيل) متضمنة قائمة التدقيق لجهود التحصيل المبذولة.
 امتلاك مدققين أو موظفين ومن الذين لا يعملون في المستودع للقيام بجرد مفاجئ للمنتجات المخزنة في مستودع الشركة و مقارنتها بالكميات في تسجيلات المخزون.
 مطالبة بإجازة إجبارية تطال كل موظف ، بما فيهم كاتبوا الدفاتر و المحاسبين، و خلال هذه الفترة شخص آخر يقوم بعمل هذا الموظف(لأن الشخص الثاني قد يلاحظ شواذاً أو انحرافاً عن سياسات الشركة).

ص72-73-74 استخدام برنامج المحاسبة:
يوجد مجموعة من البرامج المحاسبية لكل عمل مهما بلغ حجمه، من الصغيرة لنقل التي - تتراوح مبيعاتها السنوية بين 5 ملايين و عدد موظفيها (20)عامل - إلى الكبيرة التي مبيعاتها السنوية 500مليون و عدد موظفيها 500 عامل. تصنيع و تسويق برامج المحاسبة هو عمل مزدهر. يمكنك الذهاب إلى الإنترنت و البحث ضمن محرك البحث (google أو yahoo)و تضع" برامج المحاسبة " في قسم البحث و كن متهييء للعديد من المراجع. باستثناء الأعمال الكبيرة و التي توظف برامجها المحاسبية الخاصة و خبراء تكنولوجيا المعلومات ، معظم الشركات تحتاج لنصيحة و مساعدة مستشارين خارجيين لتطبيق و تحديث و استبدال برنامج المحاسبة
 إذا أتيح لي التكلم مع المالكين/المدراء للأعمال المتوسطة و الصغيرة الحجم، سوف أعرض الكلمات التالية من الحكمة عن برنامج المحاسبة:
 اختر برنامج المحاسبة بحذر شديد ، فمن الصعب جداً التخلي عنه و التحول إلى مجموعة برامج أخرى. فتبديل و لو مقياسا واحداً في برنامج المحاسبة قد يكون صعباً.
 في تقييم برنامج المحاسبة يتوجب عليك و على محاسبك اعتبار أموراً ثلاثة:سهولة الاستخدام، وجود سمات خاصة أو المميزات التي تحتاجها، و كذلك إمكانية استمرار بائع البرنامج بالعمل لكي يكون حاضراً عند كل تحديث و ليصنع تحسينات في البرنامج.
 في العقارات ، الإهتمام الأول"الموقع الموقع الموقع" فكلمة السر في المحاسبة (الأمن الأمن الأمن) أنت تحتاج إلى سيطرة محكمة شديدة على جميع نواحي استخدام برنامج المحاسبة و من المخول لصنع التغييرات في جميع مقاييس برنامج المحاسبة.
 كذلك برنامج المحاسبة يقدم فرصة لاستغلال معلومات المحاسبة ، ( التنقيب في البيانات) عليك أن تعرف بدقة ما الشيء لتبحث. البرنامج لا يفعلها بشكل أوتوماتيكي. عليك أن تسأل لنوع محدد من المعلومات التي تريدها ، و تصر على استخراجها من بيانات المحاسبة.
 إياك أن تنسى قانون "نفايات داخلة، نفايات خارجة".أخطاء مدخلي البيانات قد تكون مشكلة جادة في نظام المحاسبة المبني بالحاسوب. بإمكانك تقليص أخطاء الإدخال، ولكنها بجانب المستحيل بالتخلص منها كمجموعة.حتى قارئات الباركود تخطيء. و حتى لصاقات الباركود قد تكون قد تم بها أمور لغاية السرقة. الرقابة الداخلية القوية بالتحقق من مدخلات البيانات تكون هامة جداً.
 تأكد من أن برنامج المحاسبة يترك آثاراً جيدة للتدقيق و التي تحتاجها لرقابة الإدارة ، و ذلك ل السي بي أي الذي لديك عندما يدقق قوائمك المالية ،و من أجل الأي آر اس(خدمة العائدات الداخلية- مصلحة الضرائب في الولايات المتحدة-) عندما تقرر أن تدقق عوائد ضريبة الدخل الخاصة بك. النقص بآثار تدقيق محاسبية تبدو مشككة للأي آر اس.
 المحاسبة الفورية و التي تسمح بإدخالات عن بعد عن طريق إذن بالدخول بواسطة الانترنت أو شبكة محلية للمنطقة مع عدة مستخدمين تقدم مشكلات أمنية خاصة.فكر مرتين قبل أن تضع حساباتك على الشبكة.

عنجد يسلموا أيديك غسان

الله يسلمك
لا شكر على واجب

» ترجمة الدرس الأول حسب الأستاذ Translation chapter 1
» ترجمة الدرس الرابع حسب الأستاذ Translation chapter 4
» ترجمة الدرس السادس حسب الأستاذ Translation Chapter 6